Ik kom elke week een dag tekort

Vijf maanden geleden begon ik met sporten. Twee keer per week. En, tot mijn eigen verbazing, vind ik het nog steeds leuk. Ik word merkbaar fitter en sterker. Maar die nieuwe gewoonte heeft nog een ander groot voordeel.

Bij elke training luister ik een luisterboek of een podcast. Acht boeken ben ik inmiddels verder. En het stopt voorlopig niet. Wat begon als een excuus om mezelf de sportschool in te krijgen, werd zo mijn favoriete luisterplek.

Eén van die boeken was Tijdwinst. Met een gezin en een eigen bedrijf dat volop in ontwikkeling is, heb ik heel regelmatig het gevoel dat ik serieus tijd tekort kom. Al die vrije dagen ook in het voorjaar, wie verzint het? Maar goed, dat is een andere discussie.

Volgens het boek is er een oplossing voor chronisch tijdgebrek. En als je me een beetje kent, weet je dat het er ook nog eens eentje is die precies in mijn straatje past: een waterdicht timemanagementsysteem.

Ik wil je meenemen in drie lessen die ik meteen ben gaan toepassen. Misschien werken ze ook voor jou, dan moet je het boek zeker gaan luisteren.

Je inbox is geen archief

Jarenlang behandelde ik mijn inbox als een opbergkast. Er stonden meer dan 4.000 e-mails in opgeslagen voor het geval dat ik die nog eens nodig had. En berichten waar ik nog iets mee moest doen, kregen een pinnetje en bleven bovenaan hangen. Die lijst werd vervolgens zo lang dat ik mijn nieuwe berichten niet eens meer zag. Kan niet de bedoeling zijn natuurlijk. Bovendien lees je dit bericht dan elke keer als je je inbox opent opnieuw, tot je eindelijk zin en tijd hebt om het op te pakken.

De oplossing: OHIO, only handle it once. Nu lees ik mijn e-mail alleen als ik weet dat ik mijn inbox ook direct weer kan legen. Ik beslis wat er moet gebeuren, handel af, plan in en archiveer.

Het resultaat: al twee weken een lege inbox en een rustig hoofd.

Ruim je apps op

Nog zo’n eye-opener is de indeling van mijn telefoon. Die stond vol met apps die vooral om aandacht schreeuwden, met van die rode bolletjes erbij. Daar had ik eigenlijk veel meer last van dan ik me van tevoren had gerealiseerd. Afleiding is zo funest voor wat je eigenlijk zou willen doen op een dag! En daar had ik zelf meer invloed op dan ik dacht.

De oplossing: Ik heb mijn beginscherm opnieuw ingedeeld, alle meldingen uitgezet en de grootste afleiders weggestopt. Vooral die meldingen allemaal uit, dat is echt een blessing in disguise. Ik mis niks, maar ik word ook niet de hele dag uit mijn concentratie gebliept of naar een app gezogen met een rood bolletje.

Het resultaat: Minder prikkels, minder reflexmatig grijpen naar mijn telefoon. Mijn schermtijd daalde, mijn focus steeg.

Een plek voor alles, en alles op z’n plek

Tot slot een echte tegeltjeswijsheid. Als alles een vaste plek heeft, scheelt je dat zoeken. En dat heb ik gemerkt! Zo opende ik een digitaal notitieboek dat ik al een tijd niet had geopend voor een paar klassieke: oh, staat dat hier-momenten. En kwam ik erachter dat ik aantekeningen in minstens drie fysieke notitieboeken en een papieren planner verzamelde. Tja, dat is vragen om problemen.

De oplossing: een e-mailprogramma, een agenda, een takenlijst en een digitaal notitieboek en je bent in principe klaar. Die richt je één keer goed in.

Het resultaat: je vindt je werk, afspraken, aantekeningen en toegangsbewijzen weer moeiteloos terug. Een plek voor alles en alles op z’n plek.

Maar het boek leerde me nog iets wat ik niet zag aankomen. Toen ik mijn beschikbare uren per week realistisch in kaart ging brengen, bleek ik echt tijd tekort te komen. Ofwel, ik plan veel te enthousiast. Dat was confronterend. Want ik wil snel, veel en efficiënt. Maar het was ook bevrijdend. Want je kunt pas bijsturen wat je ziet. Zoals ik in eerdere blogs schrijf over het zuinig zijn met de aandacht van je publiek als je data presenteert, zo mag ik ook zuiniger zijn met mijn eigen aandacht.

Toegevoegd aan actielijst: leren om realistisch te plannen.

Maar nu eerst even naar de sportschool.